Hallinnointi

Hallitus on asettanut vastuulleen kuuluvien tehtävien valmistelua varten tarkastus- ja riskivaliokunnan sekä palkitsemisvaliokunnan. Valiokunnilla ei ole itsenäistä päätösvaltaa, vaan hallitus tekee päätökset valiokuntien valmistelujen pohjalta. Valiokunnat raportoivat toiminnastaan säännöllisesti hallitukselle.

Tarkastus- ja riskivaliokunta

Tarkastus- ja riskivaliokunnan tehtävänä on avustaa yhtiön hallitusta varmistamaan, että yhtiöllä on sen koko toiminnan kattava, riittävä sisäinen valvontajärjestelmä, huolehtia siitä, että yhtiön riskienhallinta on järjestetty asianmukaisesti sekä seurata tilinpäätösraportoinnin prosessia.

Valiokunnan tehtäviin kuuluu lisäksi:

• valvoa yhtiön taloudellisen raportoinnin oikeellisuutta ja seurata tilinpäätöksen ja konsernitilinpäätöksen lakisääteistä tilintarkastusta
• valmistella yhtiökokoukselle tehtävä esitys tilintarkastajien valinnasta ja palkkioista
• seurata, että yhtiön toiminta ja sisäinen valvonta on järjestetty lakien, määräysten sekä hyvän johtamis- ja hallinnointijärjestelmän edellyttämällä tavalla
• valvoa sisäisen tarkastuksen toimintaa ja tehokuutta
• arvioida lakisääteisen tilintarkastajan tai tilintarkastusyhteisön riippumattomuutta ja erityisesti oheispalvelujen tarjoamista yhtiölle.

Valiokuntaan kuuluu vähintään kolme yhtiön johtoon kuulumatonta hallituksen keskuudestaan valitsemaa jäsentä, joiden tulee olla yhtiöstä riippumattomia. Valiokunnan kokoukseen osallistuvat varsinaisten jäsenten lisäksi tilintarkastajat, toimitusjohtaja, talousjohtaja ja sisäinen tarkastaja. Valiokunta kokoontuu säännöllisesti vuosineljänneksittäin.

Evlin tarkastus- ja riskivaliokunnan jäseniä vuonna 2023 ovat Sari Helander (puheenjohtaja), Robert Ingman ja Antti Kuljukka.

Vuonna 2022 tarkastus- ja riskivaliokunta kokoontui viisi kertaa ja sen jäsenten keskimääräinen osallistumisprosentti kokouksiin oli 100 prosenttia.

Palkitsemisvaliokunta

Palkitsemisvaliokunta avustaa hallitusta yhtiön työehtoihin ja palkitsemiseen liittyvien asioiden valmistelussa.

Valiokunnan tehtäviin kuuluu lisäksi avustaa hallitusta:

• johdon ja henkilöstön palkitsemis- ja kannustinjärjestelmiin liittyvien asioiden valmistelussa
• palkitsemisjärjestelmän toimivuuden säännöllisen arvioinnin ja noudattamisen valvonnassa.

Lisäksi palkitsemisvaliokunta valmistelee yhtiön toimielinten palkitsemispolitiikan ja palkitsemisraportin.

Valiokuntaan kuuluu vähintään kolme hallituksen keskuudestaan valitsemaa jäsentä, joista puheenjohtajana toimii riippumaton hallituksen jäsen.

Evlin palkitsemisvaliokunnan jäseniä vuonna 2023 ovat Fredrik Hacklin (puheenjohtaja), Henrik Andersin ja Christina Dahlblom.

Vuonna 2022 palkitsemisvaliokunta kokoontui viisi kertaa ja sen jäsenten keskimääräinen osallistumisprosentti kokouksiin oli 100 prosenttia.

Hallituksen koko

Evlin yhtiöjärjestyksen mukaan hallitukseen kuuluu vähintään neljä ja enintään kahdeksan jäsentä. Hallituksen jäsenet valitaan yhtiökokouksessa ja jäsenten toimikausi päättyy valintaa seuraavan vuoden ensimmäisen varsinaisen yhtiökokouksen päättyessä.

Hallituksen jäsenten lukumäärä voi vaihdella johtuen useista tekijöistä. Jäseniä katsotaan olevan riittävä määrä, kun hallituksessa on sopivassa suhteessa jatkuvuutta, kokemusta, osaamista, näkemystä ja taustojen monimuotoisuutta sekä hallitus voi luotettavasti täyttää Evlin ja sen liiketoimintojen tarpeet ja valiokuntapaikat. Hallituksen ei tulisi kuitenkaan olla kooltaan niin suuri, että se on este aktiiviselle keskustelulle ja dynaamiselle päätöksenteolle. Hallituksen tosiasialliseen kokoon voi ajoittain vaikuttaa myös pätevien ehdokkaiden saatavuus ja istuvien jäsenten poisjäänti hallituksesta.

Hallituksen riippumattomuus

Jokaisen hallitukseen ehdolla olevan jäsenen tulee vähintään kerran vuodessa antaa hallitukselle oma arvionsa riippumattomuudesta. Lisäksi yhtiö itse tekee arvion hallussa olevien asiakirjojen ja tarvittaessa julkisten rekistereiden avulla arvioidakseen jokaisen nykyisen jäsenen riippumattomuuden Arvopaperimarkkinayhdistyksen vuonna 2015 antaman hallinnointikoodin tai muiden sovellettavien määräysten mukaisesti.

Hallituksen valinta ja kokoonpano

Yhtiön merkittävät osakkeenomistajat valmistelevat ehdotuksen hallituksen kokoonpanosta yhtiökokoukselle. Hallitusta valittaessa tavoitteena on varmistaa mahdollisimman monimuotoinen kokoonpano joka tukisi Evlin liiketoimintatavoitteita ja vastaisi seuraavia periaatteita:

• Hallituksella on kokonaisuutena oltava riittävä osaaminen ja kokemus voidakseen hoitaa sille kuuluvat tehtävät huolellisesti ja tehokkaasti, ottaen huomioon yhtiön toiminnan laatu ja laajuus sekä yhtiön strategiset tavoitteet ja liike-elämän ja muun yhteiskunnan muutokset
• Hallituksen jäsenillä tulisi olla toisiaan täydentävä koulutus ja osaaminen, sekä kokemusta yhtiön kannalta tärkeiltä toimialoilta
• Hallituksen jäsenillä tulisi olla kokemusta hallitustyöskentelystä ja johtotehtävistä elinkeinoelämässä tai muilla yhteiskunnan alueilla
• Hallituksessa tulisi olla sekä miehiä että naisia mahdollisuuksien mukaan
• Hallituksen kokoonpanon tulisi olla monimuotoinen myös ikäjakauman ja toimikauden pituuden suhteen.

Lisäksi hallinnointikoodin mukaisesti hallitukseen valituilla henkilöillä on oltava mahdollisuus käyttää riittävästi aikaa tehtävien hoitamiseen.

Monimuotoisuutta koskevat tavoitteet ja niiden seuranta

Evlin tavoitteena on varmistaa, että hallituksen monimuotoisuus toteutuisi mahdollisimman laajasti. Hallituksen jäsenillä tulisi olla kokemusta eri toimialoilta sekä monimuotoinen koulutustausta. Lisäksi heillä tulisi olla johtotason kokemusta joko hallitustyöskentelyn tai johtoryhmätyöskentelyn kautta. Tavoitteena on myös, että hallituksessa olisi aina molemmat sukupuolet edustettuna.

Hallitus arvioi vuosittain sisäisenä itsearviointina toimintaansa, työskentelytapojaan ja monimuotoisuuden toteutumista ja kehitystä tavoitteiden saavuttamiseksi. Tavoitteiden toteutumisesta raportoidaan vuosittain selvityksessä hallinto- ja ohjausjärjestelmässä.