Henkilötietojen käsittely Evli-konsernissa

Tietoja hankitaan esimerkiksi rekisteröidyltä itseltään ja kolmansilta osapuolilta, kuten viranomaisten pitämistä rekistereistä taikka rekisteröidyn edustajalta. Rekisteröidyn suostumuksella tietoja voidaan saada myös muulta taholta, kuten omaisuudenhoitajalta tai työnantajalta. Henkilötietoja voidaan kerätä myös yhteisöltä, jonka puolesta Evlin suuntaan rekisteröity toimii. Salassapitovelvollisuus rajoittaa Evli-konsernin hallussa olevien tietojen luovuttamista sivulliselle muutoin kuin sen henkilön suostumuksella, jota tiedot koskevat, tai lain edellyttämissä tapauksissa esimerkiksi viranomaisille.

Esimerkkejä kolmansien osapuolten tietolähteistä:

• viranomaisrekisterit (esimerkiksi väestötietorekisterit ja verohallinnon rekisterit)
• listat talouspakotteista ja sanktioista (esimerkiksi kansainvälisten järjestöjen rekisterit, kuten Euroopan Unionin ja Yhdistyneiden Kansakuntien rekisterit, sekä kansalliset rekisterit, kuten Office of Foreign Assets Control (OFAC) ylläpitämät listat ja Suomen keskusrikospoliisin listat)
• muut julkisesti saatavilla olevat lähteet mukaan lukien kaupalliset lähteet.

Evlin toimitiloissa on valvontakameroita konttoreissa turvallisuussyistä ja rikosten ehkäisemiseksi. Kameravalvonnan alaiset alueet on ilmoitettu konttoreillamme kylteillä. Suoritamme kameravalvontaa osana turvallisuusjärjestelmäämme. Tallennettua materiaalia voidaan jakaa viranomaisille, mikäli jakaminen on välttämätöntä rikostutkinnan takia.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste riippuu siitä, mihin tarkoituksiin henkilötietoja käsitellään Evlissä. Henkilötietojen käsittely perustuu aina yleisessä tietosuoja-asetuksessa mainittuun käsittelyperusteeseen ja tässä kuvaamme ne perusteet, joiden nojalla Evlissä käsitellään henkilötietoja.

Sopimus

Evli kerää henkilötietoja ennen sopimuksen valmistelua, tekemistä tai toimeksiannon suorittamista. Evli käsittelee tietoja voidakseen dokumentoida ja täyttää sopimusvelvoitteensa asiakasta kohtaan ja voidakseen tarjota asiakkaalle tiettyjä tuotteita ja palveluita, sekä sopimuksen täytäntöön panemiseksi.

Esimerkkejä käsittelytoimista, joissa Evli noudattaa tätä käsittelyperustetta:

• asiakkaan taustatietojen selvittäminen sijoitusneuvontaa ja palvelujen sekä tuotteiden tarjontaa varten
• asiakassuhteen hoitaminen ja asiakasviestintä
• toimeksiantojen, tapahtumien, maksujen, veloitusten, siirtojen ja nostojen hallinnointi ja seuranta
• Evlin käyttöehtojen valvonta sekä puuttuminen väärinkäytöksiin
• myönnettyjen luottojen hallinnointi
• henkilöllisyyden todentaminen ja asiakkaan tunnistaminen digitaalisen verkkopalvelun tarjoamiseksi asiakkaalle
• yhteistyö kolmansien osapuolten kanssa sopimusvelvoitteiden täyttämiseksi.

Lakisääteinen velvoite

Erilaiset lait, säännökset ja viranomaispäätökset velvoittavat Evliä käsittelemään asiakkaiden henkilötietoja.

Esimerkkejä käsittelytoimista, joissa Evli noudattaa tätä käsittelyperustetta:

• asiakkaan tunteminen
• rahanpesun ja terrorismin rahoittamisen estäminen
• asiakasprofilointi petosten estämiseksi, sekä rahanpesun ja terrorismin estämisen toiminnan tukemiseksi
• pakotetarkastukset
• asiakkaan luokittelu arvopaperimarkkinasääntelyn mukaisesti
• asiakkaan asianmukaisuusarviointi ja soveltuvuusarviointi
• puhelinnauhoitteiden taltiointi asiakaspalvelussa
• raportointi viranomaisille (esimerkiksi veroviranomainen, poliisiviranomainen, täytäntöönpano- ja valvontaviranomaiset)
• riskienhallintaan liittyvät velvollisuudet
• kirjanpitoon liittyvä toiminta
• tarkastukset, kuten kirjanpidolliset ja sisäiset tarkastukset
• palvelu- ja tuotekohtaiset lainsäädännöt (arvopapereihin, rahastoihin ja muihin instrumentteihin liittyvä sääntely ja raportointi)
• asiakasvalitusten käsittely ja seuranta
• velvollisuus hyödyntää verohallinnon ylläpitämää ns. positiivisen luottotietorekisterin tietoja yksityishenkilön luottokelpoisuuden tarkistamiseksi.

Suostumus

Evli pyytää asiakkaalta erillistä suostumusta henkilötietojen käsittelylle niissä tapauksissa, joissa sähköinen suoramarkkinointi ei perustu oikeutettuun etuun. Näissä tilanteissa pyyntö sisältää tietojen käsittelyn tarkoituksen, henkilötietojen tyypin ja oikeuden peruuttaa suostumus. Suostumus voidaan peruuttaa koska tahansa sen antamisen jälkeen.

Esimerkkejä käsittelytoimista, joissa Evli noudattaa tätä käsittelyperustetta:

• erityisten henkilötietoryhmien käsittely, esimerkiksi tilaisuuksia varten kerättävät ruokavaliotiedot
• erilaiset vapaaehtoiset kyselyt, kilpailut ja arvonnat osana esimerkiksi bränditutkimuksia
• evästeet ja niitä vastaava tekniikka.

Oikeutettu etu

Tarvittaessa Evli voi käyttää oikeutettua etua, mikäli asiakkaan perusoikeudet- ja vapaudet eivät ole ristiriidassa tällaisten etujen kanssa.

Esimerkkejä käsittelytoimista, joissa Evli noudattaa tätä käsittelyperustetta:

• erilaiset analyysit, kuten markkinointi-, asiakas- ja tuoteanalyysit
• markkinointitoimet, sisältäen suoramarkkinoinnin kohdentamisen ja suunnittelun, sisältäen prosessien ja liiketoimintojen kehittämisen, sekä näiden testaamisen
• sosiaalisen median käytön analysointitarkoituksessa kohdentaaksemme markkinointia ja viestintää, sekä tarjotaksemme käyttäjätukea
• palveluiden ja tuotevalikoiman optimointi asiakkaalle sopivaksi ja tuotevalikoimamme parantamiseksi
• asiakasprofilointi markkinointitarkoituksissa tehtäviin analyyseihin
• oikeusvaateet ja niiden käsittely, kuten perintämenettely tai oikeusvaateen laatimisprosessi, esittäminen tai puolustautuminen oikeusvaadetta vastaan.

Evli säilyttää asiakkuuden kannalta tarpeellisia tietoja vähintään asiakassuhteen keston ajan. Asiakassuhteen päättymisen jälkeen säilytysaika riippuu tietojen käyttötarkoituksista, ja Evli noudattaa lakisääteisiä velvoitteitaan tietojen säilyttämisessä.

Evli säilyttää henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, ellei muu lainsäädäntö velvoita säilyttämään henkilötietoja pidempää aikaa. 

Tietojen säilyttämistä koskevissa velvoitteissa voi olla eroavaisuuksia Evli-konsernin sisällä, johtuen eri maiden kansallisista lainsäädännöistä. Lähtökohtaisesti Evli säilyttää asiakastietoja kymmenen (10) vuotta asiakassuhteen päättymisen jälkeen voidakseen laatia, esittää ja puolustaa oikeudellisia vaateita, periä velkoja tai saatavia sekä noudattaa sääntelyn asettamia velvoitteita. Henkilötietojen säilytysaika riippuu kuitenkin tapauskohtaisesti tietojen käsittelyn tarkoituksesta. Säilytysaika voi pidentyä, mikäli henkilötietoja tarvitaan oikeudenkäyntiin, tai muuhun oikeudelliseen menettelyyn. Pyynnöstä Evli toimittaa tarkempia tietoja.

Esimerkkejä säilytysajoista, joita Evli noudattaa:

• asiakassopimuksiin liittyvää materiaalia säilytetään lakisääteisten ja sopimukseen perustuvien velvoitteiden ja vastuiden takia kymmenen (10) vuoden ajan asiakassuhteen päättymisestä
• yhteisön edustajan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun rekisteröity toimii yhteisön edustajana Evlin suuntaan. Poistamme henkilötiedot kohtuullisessa ajassa kyseisen roolin päätyttyä tai yhteisön ilmoitettua uuden edustajan, mikäli kyse ei ole sopimuksiin tai sopimusmateriaaleihin liittyvistä henkilötiedoista taikka ellei henkilötietoja tarvitse säilyttää lakisääteisten velvoitteiden noudattamiseksi.
• sähköistä suoramarkkinointia varten säilytämme tarpeellisia henkilötietoja toistaiseksi, ellei vastaanottaja peru sähköiseen suoramarkkinointiin antamaansa suostumusta tai kiellä sähköistä suoramarkkinointia
• tapahtumiin (koulutukset ja asiakastapahtumat) liittyviä henkilötietoja säilytetään pääsääntöisesti vuoden ajan kyseisestä tapahtumasta, ellei henkilötietoja hyödynnetä myöhemmin järjestettävään tapahtumaan tai markkinointiin. Ruokavaliotietojen osalta tiedot poistetaan kuukauden kuluessa tapahtumasta.
• vapaaehtoisen kyselyn, kilpailun tai arvonnan päättymiseen asti, sekä mahdollisia ääni- tai kuvatallenteita näkyvyyttä ja julkisuutta varten käsitellään enintään viisi vuotta.
• henkilötietojen käsittelyyn annettuja suostumuksia ja kieltoja säilytetään niiden voimassaoloajan ajan, useimmiten toistaiseksi.

Evlillä on oikeus luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille soveltuvan lainsäädännön sallittamassa laajuudessa tuotteiden ja palveluiden tarjoamiseksi sekä sopimusperusteisten velvoitteiden noudattamiseksi. Tällaisia tapauksia ovat esimerkiksi tunnistautumisratkaisut ja tietojen siirto eri osapuolten välillä, kuten keskuspankkien, yhteistyöpankkien, tilisiirtojen vastaanottajien ja selvitysyhteisöjen. Lisäksi Evli on tehnyt yhteistyösopimuksia esimerkiksi ohjelmistokehitys-, ylläpito-, palvelin- ja IT-tukipalveluita koskien kolmansien palveluntarjoajien ja toimittajien kanssa, jotka saattavat edellyttää henkilötietojen luovuttamista kolmannelle osapuolelle. Lisäksi Evli luovuttaa henkilötietoja lakiin perustuen viranomaisille, esimerkiksi Finanssivalvonnalle, Verohallinnolle, poliisille ja ulosottoviranomaiselle.

Evli käsittelee henkilötietoja pääsääntöisesti Euroopan talousalueen (”ETA”) sisällä, mutta niitä voidaan käsitellä myös ETA:n ulkopuolella kolmansissa maissa. Kun tietoja siirretään Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, Evli huolehtii henkilötietojen suojan riittävästä tasosta sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla. Lisäksi käytämme tarvittaessa esimerkiksi Euroopan komission hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita ja huomioimme EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen, sekä mahdolliset muut lisäsuojamekanismit. Pyynnöstä toimitamme lisätietoja.

Evlillä on käytössä asianmukaiset hallinnolliset, tekniset ja organisatoriset turvallisuusmenettelyt. Turvaamme näillä menettelyillä Evlin hallussa olevia tietoja esimerkiksi estääksemme tietojen luvattoman käytön, tuhoamisen ja katoamisen.

Rekisteröidyllä on voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet. Oikeuksien tarkempi soveltaminen riippuu henkilötietojen käsittelytarkoituksesta sekä -tilanteesta tapauskohtaisesti. Rekisteröity ei voi käyttää kaikkia oikeuksia kaikissa tilanteissa. Esimerkiksi rahoitusalan erityissääntely voi muodostaa esteen rekisteröidyn oikeuksien täysimääräiselle toteuttamiselle. 

Käyttääksesi oikeuksiasi tässä otteessa mainittuihin toimiin, ota yhteyttä:

1. Evli Oyj, Sijoittajapalvelun postiosoite Evli Oyj c/o Sijoittajapalvelu PL 1081, 00101 Helsinki
2. Evli Oyj, Sijoittajapalvelun sähköpostiosoite info@evli.com 
3. Evli Oyj, Sijoittajapalvelun asiakaspalvelunumero 09-47669701

Lisäksi muistutamme, että rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty lainsäädännön vastaisesti. Suosittelemme kuitenkin ensin ottamaan yhteyttä suoraan Evliin henkilötietojen käsittelyä koskevan asian selvittämiseksi.

Tietosuojalainsäädännön määrittelemien rekisteröidyn oikeuksien perusteella rekisteröidyllä on seuraavat oikeudet:
 

Oikeus saada tieto henkilötietojensa käsittelystä, sekä saada pääsy näihin henkilötietoihin:

Rekisteröidyllä on oikeus saada tieto hänen henkilötietojensa keräämisestä sekä käsittelystä Evlissä. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistettu tieto siitä, käsitelläänkö hänen tietojaan Evlissä ja mikäli tietoja käsitellään, oikeus tutustua tietoihin ja saada jäljennös käsiteltävistä tiedoista. Lisäksi Evlin asiakkailla on mahdollisuus itse tarkistaa ja hakea tietojaan suoraan My Evli -verkkopalvelusta. Asiakkaista ja potentiaalisista asiakkaista suoramarkkinointia varten kerättyjä tietoja ja suostumuksia voi tarkastella ja hallinnoida itsepalveluna

Oikeus henkilötietojen oikaisuun ja tietojen poistamiseen:

Mikäli rekisteröidyn tietoja käsitellään Evlissä, rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tietojen oikaisua tai epätarkan tiedon korjaamista. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojensa poistamista (oikeus tulla unohdetuksi). Lakisääteiset velvoitteet voivat kuitenkin estää tietojen poistamispyynnön täysimääräisen toteuttamisen.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen:

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisissa tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista. Mikäli virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa tai kiistettyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnössä on muuta epäselvyyttä, käsittelyä rajoitetaan siksi ajaksi, jotta Evli voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden.

Oikeus henkilötietojen siirtämiseen:

Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisissa tilanteissa oikeus vaatia tietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Tämä oikeus koskee rekisterinpitäjälle toimitettuja henkilötietoja, jotka ovat jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn antama suostumus tai sopimus, joiden käsittely suoritetaan automaattisesti. Tiedot on oikeus saada siirrettyä suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

Oikeus käsittelyn vastustamiseen:

Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä ja profilointia. Evli voi kieltäytyä rekisteröidyn pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen Evlin taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tästä huolimatta rekisteröidyllä on aina oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.

Oikeus peruuttaa suostumus:

Tilanteissa, joissa rekisteröidyn henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa milloin tahansa antamansa suostumus ilmaiseksi. Peruuttamisella ei ole vaikutusta ennen peruutusta suoritettuun henkilötietojen käsittelyyn. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa sähköiseen suoramarkkinointiin antamansa suostumus, esimerkiksi uutiskirjeiden lähettäminen tai sähköisen suoramarkkinoinnin kieltäminen. Suoramarkkinointirekisteristä rekisteröity voi hallinnoida tietojaan itse. Asiakasrekisteriin suoramarkkinointikielto merkitään asiakkaan ilmoituksen perusteella. Lisätietoa suoramarkkinoinnista

Oikeus olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi:

Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, ja jolla on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai joka vaikuttaa häneen vastaavalla tavalla merkittävästi. Evli ei tee edellä mainittuja päätöksiä pelkästään automaattiseen tietojen käsittelyyn perustuen ilman rekisteröidyn nimenomaista suostumusta. Automaattisen päätöksenteon olemassaolosta ilmoitetaan palvelun yhteydessä. Automaattiseen päätöksenteon tilanteissa rekisteröidyllä on oikeus saada asiansa luonnollisen henkilön käsiteltäväksi, oikeus esittää oma kantansa sekä oikeus riitauttaa päätös.

Evli noudattaa voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä ja on nimittänyt tietosuojavastaavan. Tietosuojavastaavan yleistehtävänä on valvoa, että voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan Evlissä.

Evli Oyj:n tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Tietosuojavastaava, tietosuoja@evli.com
Evli Oyj c/o Tietosuojavastaava PL 1081, 00101 Helsinki.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle tietosuojaviranomaiselle. Suomessa toimivaltainen viranomainen tietosuojalainsäädäntöön perustuvien valitusten käsittelylle on tietosuojavaltuutettu. Tietosuojavaltuutettu ohjaa, valvoo ja antaa neuvoja henkilötietojen käsittelystä.

Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki. tietosuoja.fi/etusivu.